Kennen Sie das – es ist Montag morgen. Sie wollen Ihre Woche nach Ihren Vorstellungen gestalten, aber Sie öffnen Ihre Inbox und werden von nun an von Ihren Mails geleitet. Die eigentliche Wochenplanung wird den täglichen Emailpflichten untergeordnet. Als Ergebnis fehlt Zeit für die wesentlichen Projekte und ein Gefühl der Überlastung, des Hamsterrads macht sich breit.

Führungskräfte in Deutschland erhalten täglich um die 50 Emails. Das Lesen und Reaktion auf die Mails nimmt häufig fast ein drittel der eigentlichen Arbeitszeit in Anspruch.

Es gibt jedoch Email Management Methoden, die es Ihnen ermöglichen Ihre Zeit produktiver einzusetzen. In diesem Artikel stellen wir Ihnen Methoden und Techniken vor, mit denen Email Sie nicht länger von Ihren eigentlichen Aufgaben ablenken.

Die hier vorgestellten Email Management Methoden mögen nicht für jeden und in jedem Fall anwendbar sein. Daher entscheiden Sie nach eigenem Ermessen, welche Strategien Sie für sich übernehmen.

Emails checken

Das regelmäßige Öffnen Ihrer Inbox im Laufe des Tages mag ein Weg sein, um die Anzahl der zu bearbeitenden Emails überschaubar zu halten. Allerdings führt das häufige Email Checking zu Ablenkungen und Multitasking was Ihre tatsächlich Produktivität reduziert und Ihre Chancen reduziert in einen Flow zu gelangen, wenn Sie an einem wichtigen Aufgabe arbeiten.

Eine Möglichkeit zur Verbesserung ist die Festlegung von bestimmten Zeiten am Tag, an denen Sie Ihre Emails öffnen dürfen. Sie könnten zum Beispiel drei Zeitpunkte festlegen wie als erstes am Morgen, vor dem Mittagessen und am Ende des Tages.

Benachrichtigungen abstellen

Um der Versuchung Ihre Emails häufiger zu öffnen zu widerstehen, sollten Sie Alerts (Benachrichtigungen wenn Sie eine Mail erhalten haben) in jeder Form abstellen.

E-Mails sollten Sie zu Tageszeiten beantworten, wenn Ihre Energie und Kreativität am niedrigsten sind, das heißt das Sie Ihre Kreativität und Energie für wichtigere Aufgaben einsetzen können (sehen Sie auch den Artikel effektive Stunden).

Wenn Sie Bedenken haben, dass Ihr Chef oder Ihre Kollegen verärgert sein könnten, dass Sie nicht unmittelbar auf Mail reagieren, sollten Sie ihnen Ihr Email Management System erklären. Für wirklich dringende Fälle können Sie anbieten das Telefon zu nutzen.

Emails lesen und beantworten

Wenn Sie E-mails lesen, können Sie leicht Stunden verschwenden, wenn Sie dies nicht systematisch machen. Daher hier ein paar Vorschläge, wie Sie Emails effizienter lesen:

2 Minuten Regel

Die „Zwei Minuten Regel“ ist ein Konzept von David Allen, dem amerikanischen Autor des Zeitmanagement-Bestsellers „Getting Things Done“. Die Methode besagt, das wenn Sie eine Mail lesen und das lesen und beantworten nicht mehr als zwei Minuten in Anspruch nimmt, dann sollten Sie die Email unmittelbar beantworten, auch wenn es sich bei der Email sich auf keine hohe Priorität hat, d.h. sich auf eine wichtige Aufgabe bezieht. Die zugrundeliegende Idee ist, dass es länger dauert die Email zu lesen, abzulegen, wieder zu öffnen und später zu beantworten, als wenn Sie sich direkt darum kümmern.

E-mails die länger als zwei Minuten erfordern, um sie zu lesen und zu beantworten, können Sie als Punkt auf Ihre to-do-Liste setzen oder Zeit in Ihrem Kalender einplanen.

E-Mails organisieren

Können Sie sich vorstellen eine leere Inbox zu haben – eine echte Inbox zero? Klingt das zu gut um wahr zu sein? Obwohl eine völlig leere Inbox für die meisten von uns unrealistisch ist helfen die folgenden Email Management Regeln dabei Ihre Inbox überschaubar zu halten. Damit werden Sie organisierter und eliminieren unnötigen Stress.

Ordersystem anlegen

Als erstes, erstellen Sie ein einfaches Ordnersystem, um Ihre Emails zu organisieren.

Sie können allgemeine Kategorien wählen, wie z.B.

  • Action
  • Warten
  • Referenz
  • Ablage

Wenn diese 4 Kategorien zu einfach für Ihre Bedürfnisse erscheinen, können Sie natürlich ein detaillierteres System anlegen. Sie können z.B. Ordner für Projekte oder Mitarbeiter anlegen. Der große Vorteil von spezifischen Ordnern ist, dass Sie schneller etwas finden, wenn Sie etwas suchen. Denn anstatt alle Ihre Mails zu durchforsten, können Sie direkt in dem entsprechenden Ordner suchen.

Email Regel einsetzen

Die meisten Email Programme wie Outlook und Gmail ermöglichen automatisch Regeln anzuwenden, sobald eine Mail eingeht. Damit werden neue Mails direkt den entsprechenden Ordnern zugewiesen. Angenommen Sie erhalten regelmäßige Newsletter, dann können Sie den Absender direkt einem Ordner zuweisen. Haben Sie z.B. Newsletter zu Online Marketing Themen abonniert, dann erstellen Sie einfach die Regel, dass alles Emails von MOZ, YOAST, Online Marketing Rockstars etc.. direkt in den Ordner Online Marketing abgelegt werden und nicht Ihre Inbox befüllen. So haben Sie alle zu einem Thema gehörenden Mails bequem in einem Ordner und können Sie zu gegebener Zeit auf einmal lesen.

Effektive Emails schreiben

Sie können Ihren Chef, Ihren Kollegen und sich eine Menge Zeit sparen, wenn Sie lernen effektive Emails zu schreiben. Beachten Sie dazu die folgenden Grundsätzen:

In Accenture hatten wir die Abkürzungen für die Betreffzeile:

  • FYA: – For your action
  • FYI: For your information

Klare Betreffzeile: Aus der Betreffzeile sollte direkt ersichtlich werden, worum es in der Email geht.

Gute Gewohnheiten in Teams

Eine der besten Maßnahmen um die Menge Ihrer täglichen Emails zu verringern ist es Ihr Team zu bitten, Ihnen weniger zu senden. Sie können z.B. vereinbaren, dass Email nur maximal eine Länge von einen Absatz haben sollte. Alles was darüber hinaus geht, ist wahrscheinlich schneller telefonisch und einen kurzen Gespräch zu klären.

Zusammenfassung

Die meisten von uns fühlen sich Emails gestresst. Obwohl Emails ein großartiges Kommunikationstool sind, führt die Übernutzung des Kanals zu Unproduktivität. Email Management Methoden können Ihnen helfen wieder Herr über Ihre Emails zu werden und Ihre Produktivität zurück zu gewinnen.

Um Ihre Kontrolle über Ihre Emails zurückzugewinnen, beginnen Sie damit Ihr Email Checking Verhalten zu kontrollieren, indem Sie Ihr Email Programm nur zu bestimmten Zeiten öffnen. Als nächstes versuchen Sie Ihre Inbox grundsätzlich so frei wie möglich zu halten. Nutzen Sie dazu ein Ordnersystem. Zudem, wenn Sie Ihre Emails öffnen, wenden Sie die zwei Minuten Regel an. Schließlich können Sie die Anzahl der Emails die Sie erhalten reduzieren, indem Sie mit Ihrem Team und Ihre Kollegen über Emailverhalten sprechen.

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