Meetings können ein Zeitfresser sein. So was macht ein Meeting effektiv?

Im Kern haben effektive Meetings drei Dinge aus:

  1. Sie erreichen das Ziel des Meetings
  2. Sie nehmen nur ein Minimum an Zeit in Anspruch
  3. Sie geben den Teilnehmern das Gefühl, das ein greifbarer Fortschritt erzielt wurde.

Das Ziel eines Meetings

Ein effektives Meeting dient einem nützlichen Zweck. Das heisst, dass Sie in dem Meeting ein gewünschtes Resultat erzielen. Damit ein Meeting ein Ergebnis oder Resultat erreichen kann, müssen Sie sich zuvor klar sein, was das Ergebnis sein soll. Sehr oft berufen Leute Meetings ein, um ein Thema zu besprechen, ohne vorher zu wissen was Sie mit dem Meeting eigentlich erreichen möchten. Beispiele von Zielen, die ein Meeting verfolgen kann:

  1. Eine Entscheidung treffen
  2. Ideen generieren
  3. Status erhalten
  4. Eine Mitteilung machen / Information von Kollegen
  5. Etwas planen

Diese Punkte und andere sind Beispiele für klare Meetingziele. Bevor Sie ein Meeting planen, sollten Sie sich also über die Meetingziele im klaren werden.

Um zu bestimmen was das Ziel Ihres Meetings sein, vervollständigen Sie den folgenden Satz:

Am Ende dieses Meetings, möchte ich das die Gruppe … hat.

Mit der klaren Definition des Ende des Meetings können Sie nun Inhalte des Meetings planen und entscheiden, wer in dem Meeting anwesend sein sollte.

Meetings planen – die Meeting Agenda

Um gewährleisten, dass Sie im Meeting nur das behandeln, was behandelt werden muss um das Meetingziel zu erreichen, müssen Sie eine Meeting Agenda erstellen. Die Agenda ist der Plan, der dafür sorgt, das Ihr Meeting nach Ziel und im Zeitrahmen verläuft.

Um eine Meeting Agenda zu erstellen, sollten Sie die folgenden Faktoren berücksichtigen:

  • Prioritäten – was muss absolut behandelt werden?
  • Resultate – was wollen Sie mit diesem Meeting erreichen?
  • Teilnehmer – wer muss an dem Meeting teilnehmen, damit die Meeting Ziele erreicht werden können?
  • Reihenfolge – in welcher Reihenfolge werden Sie die Themen behandeln?
  • Timing – Wie viel Zeit werden Sie für jeden Punkt auf der Agenda verwenden?
  • Datum und Uhrzeit – wann soll das Meeting stattfinden?
  • Ort – wo soll das Meeting stattfinden

Wenn Sie diese Faktoren berücksichtig haben, können Sie im nächsten Schritt überlegen welche Informationen die Teilnehmer für das Meeting im Vorfeld vorbereiten sollen. Wenn es bei Ihrem Meeting um die Lösung eines Problems geht, können Sie die Teilnehmer bitten im Vorfeld einen praktikablen Vorschlag zur Lösung des Problems vorzubereiten. Wenn es sich bei dem Meeting um einen Statusaustausch geht, bitten Sie die Teilnehmer ihren Status vor dem Meeting zusammen zu fassen.

Meeting Protokoll / Meeting Zusammenfassung

Nach dem Meeting senden Sie eine Zusammenfassung der Meeting Ergebnisse an alle Teilnehmer und wen es noch betrifft. Die Meeting Zusammenfassung zeigt was entschieden wurde (Resultate), die nächsten Schritte (Actions) und wer dafür verantwortlich ist.