Bei der Vielzahl der Mails die jeder von uns täglich erhält (zwischen 50-80 im Durchschnitt) kann es leicht passieren, dass eine Nachricht übersehen oder der Inhalt nicht richtig erfasst wird. Wenn Sie die folgenden Regeln für das Schreiben Ihrer Emails berücksichtigen, erhöhen Sie Ihre Chancen das Ihre Mails gelesen werden und die gewünschte Wirkung haben.

Tipps um effektive Emails als Kommunikationstool zu nutzen

  • Nutzen Sie Email nicht zu viel: Eine der größten Stressfaktoren im Job ist die schiere Menge an Emails. Daher bevor Sie eine Email schreiben, fragen Sie sich ob die Email wirklich nötig ist. Greifen Sie lieber zum Telefon für Themen die voraussichtlich ein wenig Diskussion erfordern.
  • Aussagekräftige Betreffzeilen: Eine Zeitungsschlagzeile hat zwei Funktionen. Erstens Ihre Aufmerksamkeit zu gewinnen und zweitens den wesentlichen Inhalt des Artikels zusammenzufassen. Die Betreffzeile Ihrer Emails sollte das gleiche erzielen.
  • Regelmäßiges Mails: Für Emails die Sie regelmäßig senden, wie z.B. wöchentliche Projektstatus Mail können Sie das Datum in die Betreffzeile schreiben: Projekt JF – Freitag 25.04.16
  • EOM: Wenn Sie eine sehr kurze Nachricht mitteilen müssen und Sie die gesamte Nachricht in die Betreffzeile schreiben können, setzen Sie ein EOM an das Ende der Nachricht (steht für end of message) und signalisiert dem Empfänger, dass er die Email nicht öffnen muss. Beispiel: Könntest Du mir bitte die Anmeldungen für Februar senden? Danke! EOM
  • Wenn Sie auf Emails eine Antwort zu einem bestimmten Termin benötigen, schreiben Sie dies direkt in die Betreffzeile (Bitte um Antwort bis 17.06.)
  • Wenn Sie mehrere verschiedene Themen mit jemanden zu besprechen haben, überlegen Sie für jedes Thema eine eigene Email zu schreiben. Dies macht Ihre Nachricht klarer. Anderseits möchten Sie den anderen ja auch nicht mit Mails bombardieren, daher wägen Sie es ab.
  • Einfache, kurze Sätze. Nutzen Sie Aufzählungszeichen, seien Sie freundlich und machen Sie deutlich, was Sie von dem Empfänger wünschen.
  • Zero Inbox zur Gewohnheit machen